Projekt 6: Procesný audit na Ministerstve financií SR

Seriál textov k 30 rokom Centire

V roku 2003 sme realizovali procesný audit na Ministerstve financií SR. Tento projekt bol úplne prvým svojho druhu v štátnej správe na Slovensku a mal veľmi silnú podporu vtedajšieho vedenia rezortu.

Cieľ projektu

Hlavným cieľom projektu „Organizačný, funkčný, procesný a informačný audit Ministerstva financií Slovenskej republiky“ bolo:

• Prehodnotenie organizačnej štruktúry a systému riadenia MF SR
• Návrh novej organizačnej štruktúry Ministerstva financií SR založenej na procesnom princípe
• Optimalizácia počtu zamestnancov MF SR pre jednotlivé navrhnuté organizačné útvary

Metodika a postup

Pri jeho realizácii sme vychádzali najmä z našich vtedajších skúseností z práce pre firmy, ako aj z detailnejšieho prieskumu fungovania ministerstiev v zahraničí. Vytvorili sme procesné mapy, navrhli spôsob merania výkonnosti procesov, zozbierali dáta o početnostiach a trvaní jednotlivých agend, sústredili sa na identifikovanie rezerv. 

V rámci projektu sme definovali metodiku realizácie optimalizácie procesov ústredných orgánov štátnej správy. Projekt bol na dlhé roky braný ako referenčný aj pre iné ministerstvá a bol odporúčaným postupom pre realizáciu obdobných projektov aj na iných orgánoch štátnej správy.

Výsledky a odporúčania

Najdôležitejšie výsledky projektu boli:

• Návrh novej organizačnej štruktúry k 1. januáru 2004
• Optimalizácia počtu zamestnancov z 849 na 599 pracovných miest (zníženie o cca 30 %)  
• Zníženie počtu organizačných jednotiek zo 142 na 98 (pokles o 31 %)

Zásadné zníženie počtu pracovníkov pri rovnakom objeme mzdových prostriedkov rozpočtovaných na rok 2004 umožnilo zvýšiť priemernú mzdu z pôvodných 21.660 Sk na 28.423 Sk a toto využiť ako rozhodujúci motivačný mechanizmus pre zostávajúcich pracovníkov. Zníženie počtu pracovníkov súčasne znamenalo úsporu prevádzkových  nákladov ročne vo výške približne 15 mil. Sk.

Implementácia nového systému riadenia a organizačnej štruktúry, vrátane zavedenia systému riadenia kvality a systému riadenia výkonnosti organizácie, predstavovali významné kroky k zefektívneniu fungovania MF SR.

Projekt mal profesionálnu podporu vedenia ministerstva, čo bolo kľúčovým predpokladom jeho implementácie. Výsledkom auditu bola reálna zmena, takmer všetky odporúčania projektu boli zavedené do praxe. K 1. januáru 2004 bola realizovaná zmena nastavenia organizačnej štruktúry, rušenie nadbytočných pracovných miest.

Vedenie MF SR sa po úspešnej implementácii zmien na samotnom ministerstve rozhodlo rovnakým spôsobom pristúpiť aj k ostatným organizáciám v rezorte. Postupne prebehli procesné audity na všetkých organizáciách rezortu a identifikovali sa možné zefektívnenia fungovania a synergie na úrovni celého rezortu. Jedným z vážnych systémových odporúčaní, ktoré vznikli na základe auditov, bol aj návrh na zlúčenie vtedajšej Daňovej a Colnej správy do dnešnej Finančnej správy SR (o tom bližšie napíšeme v niektorom z ďalších blogov).

Ďalším dlhodobým prínosom projektu bolo aj rozhodnutie ministerstva zaviesť mechanizmus riadenia kvality podľa EFQM, ktorý zaviedol dlhodobé systematické sledovanie efektívnosti riadenia ministerstva, ako aj prirodzený systém kontinuálneho zlepšovania organizácie. MF SR ako vôbec prvé ministerstvo na svete získalo ocenenie za systém riadenia prestížnou medzinárodnou organizáciou European Foundation for Quality management (EFQM).

Prínosy pre ďalšie organizácie štátnej správy

Výsledkom mapovania procesov sú možnosti úspor, objektivizácia kapacít a štandardizovanie procesov. Ich benefitom je aj úprava organizačnej štruktúry na vykonávanie procesov a odporúčania na automatizácie a informačné systémy. Jednoducho povedané, mapovanie procesov posúva organizácie k efektívnejšiemu fungovaniu. Postupne sme v ďalších rokoch participovali na viac ako dvoch desiatkach projektov zameraných na procesný audit organizácií verejnej správy.

Procesné audity sa postupne rozšírili na modelovanie procesov na úrovni agend a životných situácií, v ktorých navrhujeme, ako by mala verejná správa poskytovať svoje služby klientom – občanom. Participovali sme aj na vytvorení metodiky pre štátnu správu pre modelovanie procesov v rámci operačného programu Efektívna verejná správa.

Kedy prináša procesný audit štátnej organizácii skutočný prínos

Na základe našich skúseností odporúčame realizovať obdobné projekty vtedy, ak má auditovaná organizácia splnené základné predpoklady pre využitie výsledkov a odporúčaní zo strany konzultantov. Nie je totiž dôležité len urobiť analýzu, audit, zozbierať dáta a zosumarizovať odporúčania. Skutočný prínos majú tieto aktivity len vtedy, ak je organizácia schopná implementovať odporúčania a zrealizovať navrhnuté opatrenia. Pred spustením takýchto projektov je užitočné zodpovedať si niekoľko otázok:

• Má projekt jednoznačnú podporu vedenia organizácie?
• Je vedenie organizácie pripravené implementovať odporúčania z výsledkov auditu?
• Má organizácia jasne definovaný dlhodobé ciele a priority? Je zrejmé, aké výsledky má z dlhodobého pohľadu dosahovať, aby bolo možné z rovnakého pohľadu posudzovať aj nastavenie vnútorných procesov a fungovanie organizácie?
• Je ochota zamyslieť sa nad fungovaním organizácie aj zo širšieho pohľadu? S akými inými organizáciami spolupracuje, je možné optimalizovať procesy interakcie s inými organizáciami alebo rezortami? Je ambíciou vedenia realizovať aj reformy v širšom kontexte, ktorý presahuje hranice danej konkrétnej organizácie?

Oficiálnu správu o realizácii Procesného auditu, ktorá bola predložená na vládu SR, je možné nájsť na tomto odkaze.